Wijzigingen doorvoeren in ViewPoint

• Je checkt altijd eerst de BESLISBOOM betalingsregeling alvorens je zelf een regeling gaat afsluiten of de klant moet doorverbonden worden naar team Huurincasso.
• Een regeling moet passend zijn: haalbaar voor de klant maar geen “lening” voor andere problemen etc. Ook moet altijd vanaf ingangsdatum van de regeling de lopende huur correct per de eerste van de maand bij vooruitbetaling worden voldaan.
• Toon altijd begrip, vraag door en wees vriendelijk ook al kan er geen regeling meer worden afgesloten.

• Zoek de relatie op via Klant Service Center (klik dan op icoon relatie) of via Objecten en Relaties
• Klik links op financieel
• Klik op toevoegen
• Voer het IBAN nummer in en klik op opslaan
• Selecteer bij voorkeur het “nieuwe” rekeningnummer
• Klik op opslaan
• Klik links op contracten en klik op het betreffende huurcontract
• Klik op betaalafspraken
• Klik op toevoegen
• Vul de datum van vandaag in bij ingangsdatum
• Controleer of het nieuw ingevoerde rekeningnummer in het scherm staat, zo niet selecteer dan het nieuwe nummer
• Controleer de betaalwijze
• Klik op opslaan.

Let op: vergeet niet de brief uit te printen, op te sturen en op te slaan in het dossier.

• Zoek de relatie op via Klant Service Center (klik dan op icoon relatie) of via Objecten en Relaties
• Klik links op contracten en klik op het betreffende huurcontract
• Klik op betaalafspraken
• Klik op toevoegen
• Vul de datum van vandaag in bij ingangsdatum
• Controleer de betaalwijze en pas deze aan naar de gewenste betaalwijze
• Klik op opslaan
• De wijziging van betaalwijze  wordt altijd schriftelijk gecommuniceerd met de betreffende relatie

Let op: vergeet niet de brief uit te printen, op te sturen en op te slaan in het dossier.

• Zoek de relatie op via Klant Service Center (klik dan op icoon relatie) of via Objecten en Relaties
• Controleer of het in VP vermelde rekeningnummer het juiste nummer is.
• Klik links op contracten en klik op het betreffende huurcontract
• Klik op betaalafspraken
• Klik op toevoegen
• Vul de datum van vandaag in bij ingangsdatum
• Zorg dat de betaalwijze op handmatig en acceptgiro staat
• Klik op opslaan
• Klik op brieven
• Klik op machtigingsformulieren en klik op 046 machtigingsformulier SEPA.
• Print de brief uit en verstuur deze inclusief antwoordenvelop naar de betreffende relatie

Let op: vergeet niet de brief uit te printen, op te sturen en op te slaan in het dossier.

De procedure is gelijk voor relaties die van een andere betaalwijze naar automatische incasso gaan.

• Zodra een machtiging getekend retour is gekomen moet dit formulier worden gescand op de betreffende relatie en wordt een werkstroom aangemaakt.
• Via deze werkstroom wordt in VP de betaalwijze op automatischer incasso gezet en dient er een brief naar de relatie te worden gestuurd ter bevestiging van de automatische incasso.
• Klik in ViewPoint op bureaublad en klik onderaan rechts op activiteitenlijst.
• Selecteer de betreffende machtiging.
• Klik op contract en klik op het betreffende huurcontract
• Klik op betaalafspraken en op de laatst ingevoerde wijziging(niet op toevoegen klikken)
• Voer de ingangsdatum in van de automatische incasso; voor de prolongatie is dat de eerste van de eerst volgende maand en na de prolongatie is dat de eerste van de maand volgend op de volgende maand
• Selecteer geen afdruk en automatische incasso
• Check of het rekeningnummer juist is
• Vink het vakje ondertekend aan en klik op opslaan
• Selecteer brieven en kies voor pre notificatie, en 049 sepa pre notificatie
• Stuur de bevestigende brief naar de relatie.

Let op: vergeet niet de brief uit te printen, op te sturen en op te slaan in het dossier.

• Zoek de relatie op via Klant Service Center (klik dan op icoon relatie) of via Objecten en Relaties
• Klik links op contracten en selecteer het betreffende contract
• Klik op betaalafspraken
• Klik op toevoegen
• Voer de datum in van vandaag of de 1e van de maand wanneer de automatische  incasso stopt.
• Wijzig de betaalwijze in handmatig en acceptgiro en klik op opslaan
• Selecteer brieven en kies stopzetten automatische incasso brief 044 stopzetten automatische incasso
• Print de brief en verstuur deze naar de relatie

Let op: vergeet niet de brief uit te printen, op te sturen en op te slaan in het dossier.

Betalingsregeling toevoegen:

• Naar de relatie
• Op “betalingsregelingen” klikken (linkermenu)
• Toevoegen:

1. Contract: het juiste contract selecteren
2. Betaalwijze: handmatig
3. Afdrukwijze: geen afdruk
4. Ingangsdatum invullen: altijd per de 1e van de maand
5. Maandbedrag óf aantal perioden invullen
6. Doorvoeren

Schriftelijke bevestiging versturen:

• Alles aanvinken
• Op “regeling” klikken
• 030: bevestiging afspraken betalingsachterstand aanklikken
• Genereren
• De inhoud van de brief controleren
• De brief 2x afdrukken:
• 1 brief voor team Huurincasso
• 1 brief bij de post

Signalering aanmaken:

• Naar relatie
• Op signaleringen klikken
• Toevoegen
• Signalering betalingsregeling selecteren
• opslaan